In eXcelent, siamo amanti dell’excel che è il punto comune a tutti i nostri progetti, ma siamo anche consapevoli dei limiti di excel.

Premessa

Excel è il software individuale più utilizzato per la sua estrema facilità d’uso e di apprendimento, per la sua flessibilità e per i suoi costi ridotti.

E’anche lo strumento più comunemente utilizzato dalle aziende, soprattutto PMI, e dai CFO per pianificazione, reporting e analisi dei dati.

Questi vantaggi sono anche dei pericoli.

Excel : criticità

Un’indagine afferma che fino all’88 per cento dei fogli di calcolo contiene un qualche tipo di errore. Perché così tanti?

Le ragioni sono principalmente due:

• in primo luogo, i fogli di calcolo – anche se hanno lanciato migliaia di nuove aziende e contribuito a milioni di licenziamenti – sono ancora creati dalle persone. E le persone commettono errori.
• in secondo luogo, man mano che un foglio di calcolo cresce, cresce anche la complessità. E con la complessità aumentano le opportunità di errore.

Più in generale le criticità sono le seguenti:

I pericoli principali risiedono:

• nella mancanza di controllo, intesa come limitata uniformità di procedure di sicurezza nel gestire, trasferire, modificare i file
• nella limitata possibilità di condivisione dei file, dei flussi di lavoro, delle versioni dei file tra più utenti;
• nell’elaborazione dei dati con formule, grafici, formattazioni, regole del tutto personali che non garantiscono la qualità e attendibilità del dato medesimo.

Ad esempio:

• il classico errore di digitazione in Excel è affidato solo all’accuratezza dell’utente;
• la verifica della coerenza delle cifre o i controlli su un eventuale intervallo di ammissibilità sono già funzionalità più evolute, utilizzate da un numero più ristretto di utenti;
• la gestione del versioning è lasciata totalmente a carico dell’utente con il conseguente pericolo di una proliferazione di dati e versioni non coerenti.

Pertanto, l’utilizzo tradizionale di excel, pur positivo a livello individuale, diventa un problema significativo all’interno dei gruppi di lavoro e su processi critici e complessi come quelli di Planning, Budgeting & Reporting che hanno anche logiche finanziarie e contabili spesso non semplici.

Come possiamo evitare questi problemi?

Come superare queste criticità?

Come già detto Excel è adatto per un uso individuale ma diventa inefficace ed inefficiente quando il suo utilizzo diventa articolato, complesso e collaborativo; occorre quindi mantenere le sue notevoli potenzialità di foglio elettronico:

• in primo luogo, utilizzando le funzionalità avanzate di Excel, in particolare:
  • Power Query: strumento di trasformazione e mash up dei dati (ETL) che permette la connessione ad un’ampia gamma di fonti dati di tipo diverso. Possibilità di utilizzare M Language
  • Power Pivot: Strumento di modellazione dati in-memory che supporta la costruzione di modelli dati e l’aggiunta di colonne e campi calcolati. Possibilità di utilizzare Linguaggio DAX

Questi due potenti elementi moderni inclusi nel “Power” excel  ci consentono di reingegnerizzare i file excel in uso attraverso il caricamento automatico e la pulizia dei dati da diverse fonti (ERP, file csv-txt…) con la successiva modellazione con database in memory tabellare (Tabular) definendo i fatti, le dimensioni e le misure utili.

Excel ora non è solo un foglio elettronico ma anche un “database” in cui i dati vengono caricati automaticamente e archiviati in vere e proprie tabelle, che possono essere relazionate fra di loro

Vedremo prossimamente in un altro post altri strumenti che possono interagire con l’excel per superare una parte dei suoi limiti